Ondersteunend Medewerker Vrijwilligersadministratie

Ondersteunend Medewerker Vrijwilligersadministratie
(Zutphen, 20 uur per week)

Waar ga je aan de slag? 
Trajectum is een zorgorganisatie waar ruim 1.700 medewerkers in het noorden en oosten van het land werken. Ons werk is gericht op het behandelen en begeleiden van cliënten met een licht verstandelijke beperking en ernstige psychiatrische- en gedragsproblematiek. Een deel van de zorg wordt geboden binnen forensische setting.

Als ondersteunend medewerker kom je te werken bij ActiviOn; het werk- en activiteitencentrum in Zutphen. Afdeling Vrijwilligerswerk maakt gebruik van één van de kantoren op de bovenverdieping van deze locatie. 

Afdeling Vrijwilligerswerk

Vrijwilligers maken écht het verschil voor onze cliënten. Trajectum werkt op dit moment met zo’n 160 vrijwilligers en dit zullen er in de toekomst meer worden.

Vrijwilligers ondersteunen onze cliënten in veel opzichten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hulp bij groepsactiviteiten, ondersteuning van de begeleiding op de groep, cliënten begeleiden bij het opbouwen en onderhouden van hun netwerk en hen helpen hun doelen te bereiken.

Om dit optimaal te kunnen organiseren heeft Trajectum een Afdeling Vrijwilligerswerk (onderdeel van HR) bestaande uit een coördinator en twee parttime administratief medewerkers, waarvan nu één vacant.

Deze functie is nog vrij nieuw, je collega Simone is in april gestart. Samen gaan jullie de administratie verder vormgeven.

Jouw aanstaande collega Simone over haar werk: “De inzet van vrijwilligers is van onschatbare waarde voor onze cliënten. Het is daarom uitermate belangrijk dat de randvoorwaarden goed geregeld zijn. Als vrijwilligersadministratie zorgen wij voor een laagdrempelige en goede bereikbaarheid van de afdeling en verwerken wij alle gegevens omtrent onze vrijwilligers. Door ze op deze manier te ondersteunen kunnen zij zich richten op hun onmisbare rol binnen de organisatie, wat het levensgeluk van cliënten ten goede komt.”

Wat ga je doen? 

Samen met je collega ben je verantwoordelijk voor de vrijwilligersadministratie en het beheer van de vacatures, ben je de rechterhand van de vrijwilligerscoördinator en werk je servicegericht. Dit doe je door:

• Administratieve werkzaamheden te verrichten, zoals het invoeren van nieuwe vrijwilligers, verwerken van mutaties, VOG aanvragen, personeelsdossiers invullen en bijhouden, postverzendingen en de mailbox bijhouden.
• Vacatures te schrijven en plaatsen, contact hierover te onderhouden met vrijwilligerscentrales en onze eigen website te beheren.
• De vrijwilligerscoördinator te ondersteunen met voorbereidende werkzaamheden en ad hoc regelzaken. Denk aan afspraken inplannen en voorbereiden, notuleren, praktische organisatie van (vrijwilligers)bijeenkomsten, nieuwsbrieven schrijven, subsidies aanvragen en bestellingen doen.
• Een hulplijn te zijn voor vrijwilligers met administratieve vragen, zowel telefonisch als per mail.
• Te werken met RegiCare, Trello, Youforce, ONS, LMS/Open Courses, Laposta en Microsoft Office 365: Outlook, Word, Excel, Forms, PowerPoint, Visio, Sway, Publisher, Planner, Teams, OneDrive en SharePoint.

Naast bovenstaande werkzaamheden zijn we bezig met een digitaliseringsproject, daar ga je een grote rol in spelen.

Wat bieden we jou? 

Wij bieden jou binnen een enthousiast team een leuke baan met zowel veel routinematige werkzaamheden als afwisseling, aangezien je inspeelt op inkomende vragen en de afdeling nog volop in ontwikkeling is. 

Indirect kun je in deze baan je steentje bijdragen aan de optimale inzet van vrijwilligers en daarmee het welzijn van onze cliënten.

Daarnaast bieden we jou:

• Een jaarcontract voor 20 uur per week, met de intentie om dit, bij goed functioneren, om te zetten naar vast;
• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.617,- en € 3.535,- op basis van 36 uur (FWG 40 CAO GHZ);
• 8% vakantiegeld (mei) en 8,33% eindejaarsuitkering (december);
• Laptop en telefoon;
• Fiscale voordelen bij onder andere de aanschaf van mobiele apparaten, een fiets, bedrijfsfitness en vakbondscontributie.  

Wie ben jij?

Om goed te kunnen starten als ondersteunend medewerker, ben jij iemand die nieuwe systemen en programma’s snel oppakt, ben je communicatief sterk en werk je zelfstandig, nauwkeurig, gestructureerd en volgens gemaakte afspraken. Verder vragen wij:

• Minimaal een mbo-diploma, bij voorkeur administratief;
• Ervaring met administratieve werkzaamheden en het schrijven van teksten.

Verder vind jij het leuk om mee te denken over hoe de vrijwilligersadministratie en daarmee jouw eigen functie vormgegeven kan worden.

Werkdagen: vanwege de bereikbaarheid van de afdeling werk je bij voorkeur op dinsdag, woensdag en donderdagmiddag. Je werkt deels alleen en deels tegelijk met je collega of een vrijwilliger.

Wil je meer weten of direct solliciteren? 

Wil je meer weten over deze vacature? Bel of app met Annemarie van Esch (Coördinator Vrijwilligers) via 06 22 94 96 79.

Ook is het mogelijk om even binnen te lopen op de administratie, zodat je een beeld kunt krijgen van de afdeling en de collega’s. Bel of app even met Annemarie, dan plannen we meteen een moment in!

Het kan zijn dat er een praktijkopdracht toegevoegd wordt aan de procedure of dat je een dagdeel meedraait op de afdeling.